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Verbandskommunikation

Volker Knauer, BdB
Newsletter müssen individuell auf die Bedürfnisse der jeweilige Zielgruppe abgestimmt werden.

Mira Futász, VBE
Zum Aufbau eines internen transparenten Informations-netzwerkes können Newsletter sehr hilfreich sein.

08.05.2014

AK Verbandskommunikation

Interne und externe Verbandsnewsletter

Bei einer vergangenen Veranstaltung des AK Verbandskommunikation tauschten sich knapp 15 Vertreter aus Verbänden über die Herausforderungen und die Erfolgsfaktoren von Verbandsnewslettern aus. In zwei kurzen Impulsvorträgen stellten Volker Knauer, Leiter Abteilung Medien, Bundesverband deutscher Banken e. V., und Mira Futász, Pressereferentin, Verband Bildung und Erziehung e. V., ihre Strategien bei der Newsletterkommunikation vor und gaben spannende Einblicke in ihre tägliche Verbandsarbeit.

Volker Knauer erläuterte das Medium Newsletter sehr anschaulich und praxisnah, indem er Parallelen zu einem Maßanzug zog: "Ein Newsletter muss auf die jeweilige Zielgruppe, die erreicht werden soll, zugeschnitten werden. Massenware hilft nicht weiter." Ob Print oder digital, ob HTML, plain text oder PDF, letzten Endes hängen die Parameter eines Newsletters von der konkreten Kommunikationssituation ab, erklärte Knauer. Dabei sollte beispielsweise beachtet werden, ob der Ausdruck am schwarzen Brett landen soll oder vor allem mobile Endgeräte angesprochen werden sollen. Auch die inhaltliche Ausrichtung sollte in Abhängigkeit des genauen Einzelfalls entschieden werden: "Ob Teaser und Link zu einer Website, ob vollständiger Text, ob wissenschaftlich formuliert oder journalistisch – es hängt davon ab, welche Informationen an welche Zielgruppe mit welchem Ziel übermittelt werden sollen", konstatierte der Medienexperte. Er betonte weiterhin, dass das Controlling wichtig sei und regelmäßig gemessen werden sollte, ob die gesteckten Ziele auch erreicht werden: "Denn bei einem Maßanzug kommt es ja schließlich darauf an, dass am Anfang ordentlich vermessen wird, damit bei der Anprobe (und danach) alles sitzt."

Mira Futász stellte den Newsletter vor allem als ein wichtiges Medium der internen Kommunikation dar: "Durch den regelmäßigen Versand eines Newsletters - ob als E-Mail oder als Printprodukt - kann es Verbänden gelingen, ein gut funktionierendes Informationsnetzwerk aufzubauen und Kommunikationslücken zu schließen. Die stetige Berichterstattung über politische und gewerkschaftliche Themen in die Gliederungen des Verbandes und bis hin zum Einzelmitglied ist ein wichtiger Faktor für die erfolgreiche Verbandskommunikation." Die Pressereferentin machte aber auch deutlich, dass die Umsetzung an eine Reihe von Herausforderungen geknüpft sei. "Ob die Erfüllung von individuellen Erwartungen der Mitglieder oder der Umgang mit verbandsinternen Befindlichkeiten, auch die Arbeit mit Newslettern ist ein Prozess, der gut durchdacht und regelmäßig kontrolliert werden sollte."
Mehr Tipps im Vortrag.

Im anschließenden gemeinsamen Gespräch mit den Veranstaltungsteilnehmern beantworteten die Referenten die Fragen aus dem Plenum. Unter anderem wurde sich über die Herausforderungen beim Zeitmanagement, bei der Arbeit mit Ehrenamtlichen und über hilfreiche Tools und rechtliche Bestimmung zum Versand und Controlling von Newslettern ausgetauscht.

Anke Pätsch (Bundesverband Deutscher Stiftungen e. V.), stellvertretende Arbeitkreisleiterin und Moderatorin des Abends, stellte abschließend fest: "Newsletter mögen inzwischen altmodisch erscheinen, sie sind aber als schnelles und kostengünstiges Kommunikationsinstrument – besonders in der elektronischen Variante – unschlagbar, um regelmäßigen Kontakt zu Mitgliedern und Interessierten zu halten. Wer es schafft, seine Nachrichten so aufzubereiten, dass sie von den Lesern wirklich gelesen werden, wird trotz Social Media nicht darauf verzichten wollen. Verstärkt sollten Herausgeber von Newslettern jedoch auf den Datenschutz achten. Die Diskussion im Arbeitskreis zeigte, dass hier häufig Unkenntnis herrscht."



Vortrag von Mira Futász "Interne und externe Verbandsnewsletter" (PDF-Datei)


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