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Verbandskommunikation

Maurice Shahd, BITKOM
Die Planung ist nie abgeschlossen, sondern ein Prozess.

Dr. Andreas Splanemann, ver.di-Landesbezirk Berlin-Brandenburg
Zur Planung gehört es auch dazu, wichtige Prioritäten zu setzen.

10.10.2013

AK Verbandskommunikation

Jahresplanung

In der Oktober-Veranstaltung des Arbeitskreises Verbandskommunikation diskutierten rund 20 Verbandsvertreter der unterschiedlichsten Branchen die wichtigsten Schritte auf dem Weg zur Themenplanung für das kommende Jahr. Maurice Shahd, Pressesprecher der BITKOM - Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien e.V., und Dr. Andreas Splanemann, Pressesprecher des ver.di-Landesbezirks Berlin-Brandenburg, gaben in ihren Impulsvoträgen zu Beginn des Diskussionsabends spannende Einblicke in ihre tägliche Verbandsarbeit und erklärten ihre Erfolgsfaktoren für das Agenda Setting.

Maurice Shahd berichtete: "Für die Jahresplanung ist es zunächst wichtig feste Themen und Termine zu bestimmen. Hierzu holen wir bei BITKOM die Fachreferenten mit ins Boot und diskutieren im Team. In internen Redaktionssitzungen stellen wir anschließend eine detaillierte Monatsplanung zusammen, in der konkrete Kommunikationsmaßnahmen und Verantwortlichkeiten festgelegt werden." Abgesehen von diesem Fahrplan bewahre sich BITKOM auch einen gewissen Spielraum, um auch auf aktuelle Ereignisse reagieren zu können. "Die Planung ist also nie abgeschlossen, sondern ein Prozess, in dem es gilt, Anlässe zu finden und im entscheidenden Zeitpunkt mit Inhalten präsent zu sein", konstatierte Shahd.
Mehr Tipps im Vortrag.

Dr. Andreas Splanemann machte deutlich, dass für ihn in seiner position als Pressesprecher des ver.di-Landesbezirks Berlin-Brandenburg eine verlässliche Jahresplanung  nicht möglich sei. "Ausnahmen sind Rahmendaten, zu denen zum Beispiel Urlaubs- oder Kampagnentermine gehören", so Dr. Splanemann. Der planbare Zeitraum beträge max. vier bis sechs Wochen im Voraus. Auch diese Planung könne jedoch sehr schnell von aktuellen Ereignissen überholt sein, sodass eine hohe Reaktionsgeschwindigkeit und eine Flexibilität ständige Begleiter sind. Dr. Splanemann fügte hinzu: "Dazu müssen schnell zwischen sehr wichtigen Ereignissen, wie Pressemitteilungen zu Tarifabschlüssen, und eher nachrangigen Aufgaben, wie dem Versand von Einladungen, Prioritäten gesetzt und oft unbequeme Entscheidungen getroffen werden. Der Einsatz von Technik zur Planung ist mitunter hilfreich, für die Zeitplanung jedoch nicht immer geeignet, vor allem dann, wenn es um den schnellen Überblick geht. Ein klassischer Taschenkalender oder ein Notizbuch sind als Planungsinstrumente nach wie vor gut einsetzbar."

In der anschließenden Diskussion im Plenum ging es vor allem um die Chancen und Herausforderungen bei der Zusammenarbeit von Bundes- und Landesebene in Verbänden. Anke Pätsch (Bundesverband Deutscher Stiftungen), Ko-Leiterin des Arbeitskreises, stellte zusammenfassend fest: "Die Jahresplanung ist das Kursbuch für zwölf Monate spannende Verbandskommunikation. Durch gut abgestimmte Fahrpläne legen clevere Kommunikatoren fest, wann welche Stationen mit welchen Mitteln erreicht werden. Ob mit kleinem oder großem Budget, eine Kommunikationsreise sollte immer Höhepunkte und Zeitpuffer haben. Sie sollte strategisch und realistisch sein und verbandsintern abgestimmt geplant werden. Dazu gehört auch, dass es Ressourcen für die Jahresplanung und Konzepterstellung gibt."

Vortrag von Maurice Shahd "PR-Planung" (pdf-Datei)


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